Klauzula informacyjna RODO (art. 13) — wzór i co musi zawierać

Czym jest klauzula informacyjna RODO

Klauzula informacyjna RODO (zwana też klauzulą art. 13 RODO lub obowiązkiem informacyjnym) to obowiązek, który masz wobec każdej osoby, której dane zbierasz — klienta sklepu, subskrybenta newslettera, kandydata do pracy, uczestnika szkolenia.

Podstawa prawna: art. 13 GDPR/RODO — obowiązek stosowany, gdy dane zbierasz bezpośrednio od osoby. Art. 14 RODO — gdy dane pozyskujesz z innych źródeł (np. od partnerów biznesowych).

Brak klauzuli lub niekompletna klauzula to naruszenie RODO i podstawa do kary UODO — maksymalnie 20 mln EUR lub 4% rocznego obrotu.

Co musi zawierać klauzula informacyjna RODO (art. 13)

Zgodnie z art. 13 RODO, klauzula informacyjna musi zawierać:

1. Tożsamość administratora — pełna nazwa firmy, adres, e-mail, telefon

2. Dane kontaktowe IOD (inspektora ochrony danych) — jeśli go wyznaczyłeś

3. Cel przetwarzania danych — np. realizacja zamówienia, marketing, rekrutacja

4. Podstawa prawna przetwarzania — art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda), b (umowa), c (obowiązek prawny), f (prawnie uzasadniony interes)

5. Prawnie uzasadniony interes — jeśli podstawą jest lit. f

6. Odbiorcy danych — kto jeszcze ma dostęp (np. kurier, księgowa, platforma mailingowa)

7. Przekazywanie danych do państw trzecich — jeśli korzystasz z np. Stripe, Mailchimp (USA)

8. Okres przechowywania danych — jak długo trzymasz dane i dlaczego

9. Prawa osoby — prawo dostępu, sprostowania, usunięcia (art. 17), ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu

10. Prawo do wycofania zgody — jeśli przetwarzasz na podstawie zgody

11. Prawo do skargi — do UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych)

Gdzie umieścić klauzulę informacyjną RODO

Klauzula informacyjna musi być dostępna w momencie zbierania danych, czyli:

• Formularz kontaktowy — pod formularzem lub w checkboxie
• Newsletter — przy formularzu zapisu
• Zamówienie w sklepie — w procesie checkout lub w polityce prywatności linkowanej z regulaminu
• Formularz rekrutacyjny / CV — w ogłoszeniu o pracę lub w formularzu
• Faktura/umowa — jako załącznik lub odrębna klauzula na dokumencie
• Stopka maila firmowego — krótka klauzula z linkiem do pełnej treści

Klauzula RODO a polityka prywatności — różnica

Klauzula informacyjna RODO to konkretne, skierowane do danej osoby powiadomienie o przetwarzaniu jej danych w określonym celu.

Polityka prywatności to ogólny dokument opisujący zasady przetwarzania danych przez firmę — często stanowi rozszerzone wypełnienie obowiązku informacyjnego na stronie www.

W praktyce: sklep powinien mieć zarówno politykę prywatności (na stronie), jak i klauzule informacyjne przy każdym formularzu (kontakt, newsletter, checkout, rekrutacja).

Przykładowy wzór klauzuli informacyjnej RODO

Poniżej uproszczony wzór klauzuli dla formularza kontaktowego:

> Administratorem Twoich danych osobowych jest [Nazwa firmy], ul. [Adres], NIP: [NIP], e-mail: [kontakt@firma.pl].

> Twoje dane przetwarzamy w celu odpowiedzi na Twoją wiadomość (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora).

> Dane przechowamy przez 3 lata od ostatniego kontaktu. Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i wniesienia skargi do UODO (uodo.gov.pl).

To tylko uproszczony wzór — pełna klauzula musi uwzględniać odbiorców danych, ewentualne przekazywanie poza EOG (np. Stripe, Mailchimp) i inne elementy wymagane przez art. 13 RODO.

Jak dostać gotową klauzulę RODO

Gotowe klauzule informacyjne RODO dopasowane do Twojej działalności znajdziesz na gotowyregulamin.pl/gotowe-pisma/klauzule-rodo.

Klauzule dostępne dla: formularza kontaktowego, newslettera, zamówień i faktury, ogłoszeń o pracę i CV, strony internetowej, kontrahentów B2B. Każda klauzula spersonalizowana pod dane Twojej firmy — PDF i DOCX na e-mail.